7 razões para não usar um emissor de nota fiscal eletrônica gratuito

Você usa um emissor de nota fiscal eletrônica gratuito? Se a sua resposta é sim, já parou para pensar nos prejuízos que pode ter ao adotar essa opção?

Essa alternativa para emitir NF-e não é tão segura e o programa pode exigir o desembolso de algumas quantias para obter vantagens extras. Ou seja, a gratuidade pode não sair a custo zero, o que significa que não vale a pena.

Diante desse cenário, fica evidente que você precisa encontrar outra opção. Para que você faça uma escolha correta, vamos apresentar 7 razões para não usar o software gratuito. Mas, primeiro, vamos responder à seguinte pergunta:

Por que não devo utilizar sistemas de custo zero?

1. Problemas de segurança

Os programas gratuitos não possuem um contrato formal. Esse documento é a principal ferramenta para garantir a segurança dos dados. Ou seja, sem ele, todas as informações que o software obter podem estar expostas. Essa situação pode gerar desconforto e até mesmo problemas jurídicos.

2. Funcionalidades reduzidas

Os softwares pagos oferecem diversas funcionalidades, que vão muito além da simples emissão de NF-e. Geralmente, é possível integrar as informações dos diversos departamentos da empresa, o que facilita a gestão do negócio.

Entre as atividades que podem ser realizadas estão o fluxo de caixa, o controle de receitas e despesas, monitoramento de vendas e estoque e cadastro de clientes. Nos sistemas gratuitos, a única função é emitir a nota fiscal. Ou seja, você pode pagar um valor reduzido para ter acesso a múltiplas funções.

3. Falta de serviços agregados

O sistema deve fornecer não somente a instalação do software, mas também a implantação e a possibilidade de inserir personalizações, que vão adequar o programa às necessidades da empresa. Isso não ocorre com os emissores gratuitos, que apenas apresentam indicações para o processo de instalação. Entre as funções extras, podemos citar:

• B2B, ou seja, o envio do arquivo XML ou DANFE de forma direta para o comprador;
• armazenamento seguro dos dados;
• bom desempenho e escalabilidade;
• portabilidade entre sistemas operacionais e bancos de dados;
• uso de certificados digitais A1 ou A3, que são os mais comuns;
• transparência nas operações.

4. Ineficiência ou inexistência de suporte

Esse item está relacionado ao anterior, já que, além dos serviços, o suporte também não é oferecido pelos emissores gratuitos. Isso significa que se você tiver qualquer problema, não terá ajuda alguma, nem terá pessoas disponíveis para solucioná-lo.

Sua opção, nesse caso, seria alterar para outro software ou ter que pagar por uma versão mais avançada do sistema.

5. Limitação na quantidade de NF-es emitidas

A opção pelo software gratuito faz com que você tenha uma limitação para emitir as notas fiscais eletrônicas, seja essa margem mensal ou diária. Nesse momento o sistema pode atender ao que você precisa, mas, em médio ou longo prazo, ele se tornará insuficiente por não acompanhar o crescimento do negócio.

6. Falta de controle a respeito do investimento

O emissor de nota fiscal eletrônica gratuito pode ocasionar a cobrança de valores extras, que são altamente variáveis. Isso faz com que o empreendedor não consiga controlar suas despesas com o programa, o que não acontece se a escolha é por um sistema pago.

7. Falta de integração nas informações

A possibilidade de reaproveitar informações e dados inseridos nas notas fiscais é uma das principais vantagens dos sistemas pagos. Os gratuitos não oferecem essa alternativa e, por isso, não são indicados para negócios que emitem uma grande quantidade de NF-es.

Além disso, não há integração com dados de outros sistemas, como os ERPs (Enterprise Resource Planning, ou seja, planejamento de recursos da empresa).

Como você pôde perceber, o emissor pago tem muito mais vantagens para o seu negócio e permite a realização de diversas atividades. Esse tipo de software tem a emissão de NF-e apenas como uma de suas funções. Ou seja, ela não é a principal e essa característica pode fazer você economizar ao longo do tempo.

Quer saber mais sobre emissores de nota fiscal eletrônica? Acesse o artigo “Por que pagar um sistema para emitir Nota Fiscal Eletrônica?” e fique por dentro de tudo!