Funcionalidades automáticas

Um bom sistema pago para emitir Nota Fiscal Eletrônica apresenta funções automáticas que vão facilitar, e muito, a sua vida e a dos seus colaboradores. Isso porque você e seu time não vão precisar se preocupar com diversas tarefas manuais simples, mas que, por serem muito burocráticas, levam tempo.

Veja algumas das funcionalidades automáticas que a sua empresa vai ter com um emissor pago:

• cálculos dos valores das notas fiscais;
• cadastros de clientes e produtos no momento em que você emitir a nota fiscal eletrônica;
• armazenamento gratuito e ilimitado das notas fiscais emitidas;
• backup;
• entrega dos arquivos XML e DANFE para o seu contador e os clientes.

Além disso, como o sistema é construído pensando nas necessidades da sua empresa, ele possui inteligência para reconhecer as operações fiscais de acordo com seu cliente, sendo ele contribuinte ou não. Além de otimizar o tempo de trabalho no seu negócio, essas funcionalidades ainda são fundamentais para te ajudar a diminuir as chances de erros.

Emissão de notas fiscais modelos 55 e 65

Uma das dificuldades do emissor gratuito é que ele emite apenas a Nota Fiscal Eletrônica (modelo 55). Além disso, alguns sistemas pagos precisam de um emissor para esse modelo e outro para a Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (modelo 65). A necessidade de usar dois programas diferentes exige tempo de aprendizagem em dobro, além de complicar o desenvolvimento da tarefa, já que você precisa trocar de sistema o tempo todo.

Usando um bom programa pago, você vai poder emitir os dois modelos de nota fiscal em um mesmo sistema. Isso facilita a adaptação ao funcionamento do emissor e torna o processo muito mais simples para você e a sua equipe.

Acesso a partir de qualquer dispositivo com internet

Imagina conseguir consultar dados e até mesmo emitir notas fiscais de qualquer lugar através do seu próprio celular? É essa uma das funções do emissor web! Diferente do sistema gratuito, você não vai precisar ter o trabalho de instalar o programa em cada um dos computadores destinados a essa função em sua empresa, além de poder acessá-lo a partir de qualquer dispositivo conectado à internet, como tablets e smartphones.

Mas você pode estar pensando que ficaria muito difícil usar o sistema em um equipamento diferente de um computador. Esse não é um problema! O emissor web é touch compliance, o que quer dizer que ele foi desenvolvido para se adaptar aos diferentes dispositivos. Assim, você e a sua equipe terão acesso a telas desenvolvidas para cada tipo de equipamento, garantindo uma boa experiência com o sistema independente do dispositivo usado para a emissão das notas.

Gráficos para consulta

Outra grande vantagem de um bom sistema para emitir Nota Fiscal Eletrônica é a disponibilidade de um dashboard com diversas informações relacionadas a esse processo em sua empresa. Você vai conseguir acompanhar dados como quantas notas foram emitidas, os 5 clientes mais ativos e muito mais através de gráficos.

Com essas informações dispostas de forma que a leitura seja fácil para você e a sua equipe, você tem bastante material para fazer a gestão do seu negócio. Fica muito mais fácil identificar quais são os clientes que precisam de mais atenção ou como está o andamento das vendas em determinado mês, por exemplo. A partir disso, você pode tomar decisões mais assertivas e alcançar resultados cada vez melhores em sua empresa.

Segurança jurídica

Com um sistema pago, você tem a garantia de que as informações das notas fiscais estão sendo geradas de forma correta. Assim, a sua empresa tem a segurança jurídica de que não está emitindo esses documentos com erros, o que evita problemas fiscais para o seu negócio. Diferente de um emissor gratuito, o contrato com o fornecedor de um sistema pago é fundamental para assegurar que a sua empresa não seja responsabilizada por possíveis falhas na geração das notas fiscais eletrônicas.

Viu como um sistema pago para emitir Nota Fiscal Eletrônica traz muitos benefícios para a sua empresa? Porém, nem todos os programas pagos oferecem todos os pontos que citamos neste artigo. Por isso, você precisa conhecer o NF-e Web: a solução da Mastermaq que vai te ajudar a alcançar ótimos resultados em seu negócio. Clique aqui e saiba mais!

Quando falamos de um emissor de nota fiscal não é diferente. As funcionalidades básicas e o preço não são os únicos aspectos que você precisa considerar quando for escolher esse tipo de sistema para a sua empresa. Quer saber por que a usabilidade é um ponto fundamental na hora de decidir qual emissor adotar em sua empresa? Então, continue acompanhando este artigo que preparamos para você!

1 – Facilidade de aprendizagem

Um bom emissor de nota fiscal é construído com a preocupação de garantir que os seus usuários tenham facilidade para aprender a desenvolver as atividades na ferramenta e memorizar suas funcionalidades. Assim, você ganha em tempo e eficiência da sua equipe, garantindo maior produtividade e menos preocupação em relação à receptividade e adaptação ao sistema.

Por isso, é muito importante que o emissor de nota fiscal que você escolher tenha características que proporcionem a facilidade de uso, como menus intuitivos e ícones simples de identificar, por exemplo. Esse é um dos principais pontos que vão assegurar que você e os seus colaboradores consigam usar o sistema da melhor forma e alcancem resultados positivos para a sua empresa.

2 – Acesso à ajuda de forma simples e na hora

A ajuda guiada é outro ponto que vai trazer muitos benefícios para você e os seus colaboradores. Com essa opção no emissor de nota fiscal, você recebe orientações, como em um passo-a-passo, para preencher os blocos do sistema apenas clicando em um ícone de ajuda. Muito simples e rápido, não é mesmo?

Por causa da facilidade em conseguir ajuda dentro do próprio emissor, você e a sua equipe vão economizar tempo com pesquisas ou algum outro tipo de suporte. Assim, a ajuda guiada é um fator importantíssimo para a otimização do tempo, diminuição dos erros, aumento da produtividade e eficiência na emissão de notas fiscais.

3 – Orientações sobre inconsistências

Além de mostrar as inconsistências apresentadas pelo próprio sistema e pela Secretaria de Estado da Fazenda (SEFAZ), um bom emissor de nota fiscal trata e detalha essas mensagens. Assim, você recebe informações precisas sobre quais são os possíveis erros nas notas fiscais e pode analisá-los da melhor forma.

Assim como a ajuda guiada, que falamos no tópico anterior, essa é uma forma de otimizar o seu tempo, já que você e a sua equipe não vão precisar buscar o detalhamento das inconsistências fora do sistema. Além de descomplicar a emissão de notas fiscais, você ainda pode investir seu tempo em outras atividades.

4 – Touch compliance

Atualmente, acessamos a internet a partir de diversos dispositivos: computadores, celulares e tablets. Nesse cenário, um emissor de nota fiscal em ambiente online é uma ótima opção. Porém, se ele não se adequa aos diferentes dispositivos, você terá muitas dificuldades para desenvolver as atividades em um equipamento diferente de um computador.

Um emissor touch compliance é desenvolvido para se adaptar aos diferentes tipos de dispositivos eletrônicos, tornando-se fácil de usar as suas ferramentas mesmo que você não esteja utilizando um computador. Assim, você vai conseguir consultar informações, ver a situação das notas fiscais emitidas e até mesmo fazer a emissão de novas notas de forma rápida e fácil de qualquer lugar.

5 – Mapa com situação dos sistemas da SEFAZ

Já aconteceu de você não conseguir emitir uma nota fiscal porque o sistema da SEFAZ estava fora do ar? Essa é uma situação comum, mas que muitas vezes acaba causando transtornos para os empresários que pensam que, na verdade, o erro está no emissor usado.

Para evitar situações como essa e manter os usuários informados, um emissor de nota fiscal que se preocupa com a usabilidade disponibiliza um mapa informando quais SEFAZ estão com problemas de instabilidade ou com o sistema fora do ar. Assim, você não precisa perder tempo procurando onde está o problema, fica muito mais simples identificar o que está te impedindo de emitir a nota.

6 – Emissão rápida de notas fiscais

Além das funcionalidades básicas e dos pontos que citamos, existem ferramentas complementares que o sistema pode disponibilizar para simplificar a emissão de notas fiscais. Separamos algumas delas para você saber:

• com a função de cadastro rápido, ao invés de precisar cadastrar o produto e o cliente para depois gerar a nota fiscal, você consegue fazer esses registros de forma automática ao emitir a nota. Ou seja, a cada nota emitida o sistema automaticamente registra os dados da emissão para que você não precise inserir esses dados a cada emissão de nota;
• se o emissor de nota fiscal possibilita que você duplique esse documento, fica muito mais fácil preencher notas semelhantes. Você não vai precisar redigitar toda vez – basta alterar apenas algumas informações, como data de emissão, o que torna o processo muito mais rápido;
• a ferramenta para pré-visualização da nota permite que você veja o seu andamento antes da emissão, o que é importante para a validação fiscal do documento. Além disso, algumas empresas exigem a visualização da nota antes de fazer a compra.

E você, já usa um emissor de nota fiscal que se preocupa com a usabilidade dos usuários? Quer saber o que mais você deve considerar para fazer a escolha certa? Então conheça as principais funcionalidades que esse tipo de sistema deve oferecer para a sua empresa!

Essa alternativa para emitir NF-e não é tão segura e o programa pode exigir o desembolso de algumas quantias para obter vantagens extras. Ou seja, a gratuidade pode não sair a custo zero, o que significa que não vale a pena.

Diante desse cenário, fica evidente que você precisa encontrar outra opção. Para que você faça uma escolha correta, vamos apresentar 7 razões para não usar o software gratuito. Mas, primeiro, vamos responder à seguinte pergunta:

Por que não devo utilizar sistemas de custo zero?

1. Problemas de segurança

Os programas gratuitos não possuem um contrato formal. Esse documento é a principal ferramenta para garantir a segurança dos dados. Ou seja, sem ele, todas as informações que o software obter podem estar expostas. Essa situação pode gerar desconforto e até mesmo problemas jurídicos.

2. Funcionalidades reduzidas

Os softwares pagos oferecem diversas funcionalidades, que vão muito além da simples emissão de NF-e. Geralmente, é possível integrar as informações dos diversos departamentos da empresa, o que facilita a gestão do negócio.

Entre as atividades que podem ser realizadas estão o fluxo de caixa, o controle de receitas e despesas, monitoramento de vendas e estoque e cadastro de clientes. Nos sistemas gratuitos, a única função é emitir a nota fiscal. Ou seja, você pode pagar um valor reduzido para ter acesso a múltiplas funções.

3. Falta de serviços agregados

O sistema deve fornecer não somente a instalação do software, mas também a implantação e a possibilidade de inserir personalizações, que vão adequar o programa às necessidades da empresa. Isso não ocorre com os emissores gratuitos, que apenas apresentam indicações para o processo de instalação. Entre as funções extras, podemos citar:

• B2B, ou seja, o envio do arquivo XML ou DANFE de forma direta para o comprador;
• armazenamento seguro dos dados;
• bom desempenho e escalabilidade;
• portabilidade entre sistemas operacionais e bancos de dados;
• uso de certificados digitais A1 ou A3, que são os mais comuns;
• transparência nas operações.

4. Ineficiência ou inexistência de suporte

Esse item está relacionado ao anterior, já que, além dos serviços, o suporte também não é oferecido pelos emissores gratuitos. Isso significa que se você tiver qualquer problema, não terá ajuda alguma, nem terá pessoas disponíveis para solucioná-lo.

Sua opção, nesse caso, seria alterar para outro software ou ter que pagar por uma versão mais avançada do sistema.

5. Limitação na quantidade de NF-es emitidas

A opção pelo software gratuito faz com que você tenha uma limitação para emitir as notas fiscais eletrônicas, seja essa margem mensal ou diária. Nesse momento o sistema pode atender ao que você precisa, mas, em médio ou longo prazo, ele se tornará insuficiente por não acompanhar o crescimento do negócio.

6. Falta de controle a respeito do investimento

O emissor de nota fiscal eletrônica gratuito pode ocasionar a cobrança de valores extras, que são altamente variáveis. Isso faz com que o empreendedor não consiga controlar suas despesas com o programa, o que não acontece se a escolha é por um sistema pago.

7. Falta de integração nas informações

A possibilidade de reaproveitar informações e dados inseridos nas notas fiscais é uma das principais vantagens dos sistemas pagos. Os gratuitos não oferecem essa alternativa e, por isso, não são indicados para negócios que emitem uma grande quantidade de NF-es.

Além disso, não há integração com dados de outros sistemas, como os ERPs (Enterprise Resource Planning, ou seja, planejamento de recursos da empresa).

Como você pôde perceber, o emissor pago tem muito mais vantagens para o seu negócio e permite a realização de diversas atividades. Esse tipo de software tem a emissão de NF-e apenas como uma de suas funções. Ou seja, ela não é a principal e essa característica pode fazer você economizar ao longo do tempo.

Quer saber mais sobre emissores de nota fiscal eletrônica? Acesse o artigo “Por que pagar um sistema para emitir Nota Fiscal Eletrônica?” e fique por dentro de tudo!