Funcionalidades automáticas

Um bom sistema pago para emitir Nota Fiscal Eletrônica apresenta funções automáticas que vão facilitar, e muito, a sua vida e a dos seus colaboradores. Isso porque você e seu time não vão precisar se preocupar com diversas tarefas manuais simples, mas que, por serem muito burocráticas, levam tempo.

Veja algumas das funcionalidades automáticas que a sua empresa vai ter com um emissor pago:

• cálculos dos valores das notas fiscais;
• cadastros de clientes e produtos no momento em que você emitir a nota fiscal eletrônica;
• armazenamento gratuito e ilimitado das notas fiscais emitidas;
• backup;
• entrega dos arquivos XML e DANFE para o seu contador e os clientes.

Além disso, como o sistema é construído pensando nas necessidades da sua empresa, ele possui inteligência para reconhecer as operações fiscais de acordo com seu cliente, sendo ele contribuinte ou não. Além de otimizar o tempo de trabalho no seu negócio, essas funcionalidades ainda são fundamentais para te ajudar a diminuir as chances de erros.

Emissão de notas fiscais modelos 55 e 65

Uma das dificuldades do emissor gratuito é que ele emite apenas a Nota Fiscal Eletrônica (modelo 55). Além disso, alguns sistemas pagos precisam de um emissor para esse modelo e outro para a Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (modelo 65). A necessidade de usar dois programas diferentes exige tempo de aprendizagem em dobro, além de complicar o desenvolvimento da tarefa, já que você precisa trocar de sistema o tempo todo.

Usando um bom programa pago, você vai poder emitir os dois modelos de nota fiscal em um mesmo sistema. Isso facilita a adaptação ao funcionamento do emissor e torna o processo muito mais simples para você e a sua equipe.

Acesso a partir de qualquer dispositivo com internet

Imagina conseguir consultar dados e até mesmo emitir notas fiscais de qualquer lugar através do seu próprio celular? É essa uma das funções do emissor web! Diferente do sistema gratuito, você não vai precisar ter o trabalho de instalar o programa em cada um dos computadores destinados a essa função em sua empresa, além de poder acessá-lo a partir de qualquer dispositivo conectado à internet, como tablets e smartphones.

Mas você pode estar pensando que ficaria muito difícil usar o sistema em um equipamento diferente de um computador. Esse não é um problema! O emissor web é touch compliance, o que quer dizer que ele foi desenvolvido para se adaptar aos diferentes dispositivos. Assim, você e a sua equipe terão acesso a telas desenvolvidas para cada tipo de equipamento, garantindo uma boa experiência com o sistema independente do dispositivo usado para a emissão das notas.

Gráficos para consulta

Outra grande vantagem de um bom sistema para emitir Nota Fiscal Eletrônica é a disponibilidade de um dashboard com diversas informações relacionadas a esse processo em sua empresa. Você vai conseguir acompanhar dados como quantas notas foram emitidas, os 5 clientes mais ativos e muito mais através de gráficos.

Com essas informações dispostas de forma que a leitura seja fácil para você e a sua equipe, você tem bastante material para fazer a gestão do seu negócio. Fica muito mais fácil identificar quais são os clientes que precisam de mais atenção ou como está o andamento das vendas em determinado mês, por exemplo. A partir disso, você pode tomar decisões mais assertivas e alcançar resultados cada vez melhores em sua empresa.

Segurança jurídica

Com um sistema pago, você tem a garantia de que as informações das notas fiscais estão sendo geradas de forma correta. Assim, a sua empresa tem a segurança jurídica de que não está emitindo esses documentos com erros, o que evita problemas fiscais para o seu negócio. Diferente de um emissor gratuito, o contrato com o fornecedor de um sistema pago é fundamental para assegurar que a sua empresa não seja responsabilizada por possíveis falhas na geração das notas fiscais eletrônicas.

Viu como um sistema pago para emitir Nota Fiscal Eletrônica traz muitos benefícios para a sua empresa? Porém, nem todos os programas pagos oferecem todos os pontos que citamos neste artigo. Por isso, você precisa conhecer o NF-e Web: a solução da Mastermaq que vai te ajudar a alcançar ótimos resultados em seu negócio. Clique aqui e saiba mais!

Quando falamos de um emissor de nota fiscal não é diferente. As funcionalidades básicas e o preço não são os únicos aspectos que você precisa considerar quando for escolher esse tipo de sistema para a sua empresa. Quer saber por que a usabilidade é um ponto fundamental na hora de decidir qual emissor adotar em sua empresa? Então, continue acompanhando este artigo que preparamos para você!

1 – Facilidade de aprendizagem

Um bom emissor de nota fiscal é construído com a preocupação de garantir que os seus usuários tenham facilidade para aprender a desenvolver as atividades na ferramenta e memorizar suas funcionalidades. Assim, você ganha em tempo e eficiência da sua equipe, garantindo maior produtividade e menos preocupação em relação à receptividade e adaptação ao sistema.

Por isso, é muito importante que o emissor de nota fiscal que você escolher tenha características que proporcionem a facilidade de uso, como menus intuitivos e ícones simples de identificar, por exemplo. Esse é um dos principais pontos que vão assegurar que você e os seus colaboradores consigam usar o sistema da melhor forma e alcancem resultados positivos para a sua empresa.

2 – Acesso à ajuda de forma simples e na hora

A ajuda guiada é outro ponto que vai trazer muitos benefícios para você e os seus colaboradores. Com essa opção no emissor de nota fiscal, você recebe orientações, como em um passo-a-passo, para preencher os blocos do sistema apenas clicando em um ícone de ajuda. Muito simples e rápido, não é mesmo?

Por causa da facilidade em conseguir ajuda dentro do próprio emissor, você e a sua equipe vão economizar tempo com pesquisas ou algum outro tipo de suporte. Assim, a ajuda guiada é um fator importantíssimo para a otimização do tempo, diminuição dos erros, aumento da produtividade e eficiência na emissão de notas fiscais.

3 – Orientações sobre inconsistências

Além de mostrar as inconsistências apresentadas pelo próprio sistema e pela Secretaria de Estado da Fazenda (SEFAZ), um bom emissor de nota fiscal trata e detalha essas mensagens. Assim, você recebe informações precisas sobre quais são os possíveis erros nas notas fiscais e pode analisá-los da melhor forma.

Assim como a ajuda guiada, que falamos no tópico anterior, essa é uma forma de otimizar o seu tempo, já que você e a sua equipe não vão precisar buscar o detalhamento das inconsistências fora do sistema. Além de descomplicar a emissão de notas fiscais, você ainda pode investir seu tempo em outras atividades.

4 – Touch compliance

Atualmente, acessamos a internet a partir de diversos dispositivos: computadores, celulares e tablets. Nesse cenário, um emissor de nota fiscal em ambiente online é uma ótima opção. Porém, se ele não se adequa aos diferentes dispositivos, você terá muitas dificuldades para desenvolver as atividades em um equipamento diferente de um computador.

Um emissor touch compliance é desenvolvido para se adaptar aos diferentes tipos de dispositivos eletrônicos, tornando-se fácil de usar as suas ferramentas mesmo que você não esteja utilizando um computador. Assim, você vai conseguir consultar informações, ver a situação das notas fiscais emitidas e até mesmo fazer a emissão de novas notas de forma rápida e fácil de qualquer lugar.

5 – Mapa com situação dos sistemas da SEFAZ

Já aconteceu de você não conseguir emitir uma nota fiscal porque o sistema da SEFAZ estava fora do ar? Essa é uma situação comum, mas que muitas vezes acaba causando transtornos para os empresários que pensam que, na verdade, o erro está no emissor usado.

Para evitar situações como essa e manter os usuários informados, um emissor de nota fiscal que se preocupa com a usabilidade disponibiliza um mapa informando quais SEFAZ estão com problemas de instabilidade ou com o sistema fora do ar. Assim, você não precisa perder tempo procurando onde está o problema, fica muito mais simples identificar o que está te impedindo de emitir a nota.

6 – Emissão rápida de notas fiscais

Além das funcionalidades básicas e dos pontos que citamos, existem ferramentas complementares que o sistema pode disponibilizar para simplificar a emissão de notas fiscais. Separamos algumas delas para você saber:

• com a função de cadastro rápido, ao invés de precisar cadastrar o produto e o cliente para depois gerar a nota fiscal, você consegue fazer esses registros de forma automática ao emitir a nota. Ou seja, a cada nota emitida o sistema automaticamente registra os dados da emissão para que você não precise inserir esses dados a cada emissão de nota;
• se o emissor de nota fiscal possibilita que você duplique esse documento, fica muito mais fácil preencher notas semelhantes. Você não vai precisar redigitar toda vez – basta alterar apenas algumas informações, como data de emissão, o que torna o processo muito mais rápido;
• a ferramenta para pré-visualização da nota permite que você veja o seu andamento antes da emissão, o que é importante para a validação fiscal do documento. Além disso, algumas empresas exigem a visualização da nota antes de fazer a compra.

E você, já usa um emissor de nota fiscal que se preocupa com a usabilidade dos usuários? Quer saber o que mais você deve considerar para fazer a escolha certa? Então conheça as principais funcionalidades que esse tipo de sistema deve oferecer para a sua empresa!

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Para obter um resultado satisfatório e o lucro em uma pequena empresa, é necessário que o seu gestor tenha dedicação e muita atenção aos pequenos detalhes do dia a dia.

A realização eficiente de uma rotina de trabalho é a peça chave para que não haja perdas, como por exemplo, uma venda importante que não foi feita, uma boa negociação de preços com fornecedor, e até mesmo, pagamento de contas em dia para evitar juros. Então, quantas vezes isso aconteceu na sua empresa resultando em algum tipo de prejuízo?

É para isso que as empresas desenvolvedoras de softwares de gestão empresarial estão aí. Para facilitar o dia a dia das pequenas empresas, permitindo que os procedimentos sejam realizados com eficiência, diminuindo custos e ajudando ter mais sucesso em seu negócio.

O sistema de gestão e o custo benefício

A implantação de um sistema de gestão é um investimento para muitos ganhos. A grande maioria de pequenos empresários associam a implantação desse tipo de sistema como um gasto desnecessário, sem colocar na balança todos os benefícios gerados por ele.

O primeiro ganho originado pelo uso de um sistema de gestão, com certeza, é a economia de tempo e dinheiro, sendo que ele fará por você o controle de estoque, emissão de nota fiscal eletrônica e boletos bancários, controle de contas a pagar e a receber, emissão de ordem de serviço, orçamento, pedido de venda e muito mais.

Mais tempo livre para o empresário

Com todos os benefícios listados acima, restará mais tempo para o empresário se dedicar em outras atividades, como focar em ações para aumentar as vendas, prospectar novos clientes, realizar treinamentos junto de sua equipe, pesquisar o mercado e a concorrência a fim de desenvolver ações de marketing, ou seja, ocupar o tempo “livre” para melhorar o desempenho da empresa.

A adaptação é importante

Para os gestores que estão acostumados com o preenchimento manual de planilhas, agendas, controle manual de estoque, entre outras atividades, pode ser um desafio inserir um sistema automatizado, porém é muito necessário. A adaptação é importante pois a facilidade para abrir uma empresa e consequentemente o aumento do numero de concorrentes, faz com que as pequenas empresas se tornem mais profissionais e busquem pela melhor qualidade dos serviços e da gestão.

Deixe a concorrência para trás

Além da gestão, um sistema fará com que a empresa se destaque diante da concorrência, fornecendo informações como melhores períodos para comprar, mercadorias que geram mais lucro, histórico de compras dos clientes, gerenciamento de estoque, entre outras. O cruzamento destes dados fará o empresário ter maior assertividade na tomada de decisões e, desse modo, podendo sempre realizar bons negócios.

Portanto, pode-se dizer que, a aquisição de um sistema de gestão empresarial não é cara se o empresário levar em considerações fatores como a economia nos custos administrativos e a aplicação do tempo livre em outras formas de alavancar o negócio, ou seja, é a oportunidade para cortar gastos e em contrapartida gerar mais lucros.

Hoje já existem sistemas que se encaixam para cada perfil de negócio e antes o que era possível apenas para grandes empresas já está ao alcance das micro e pequenas, de forma mais simples, de fácil usabilidade tornando-se um investimento acessível e a percepção do custo-benefício é notada rapidamente.

A função da gestão financeira vai além da melhoria dos resultados financeiros de uma empresa, ela identifica problemas, aperfeiçoa processos e principalmente cria estratégias para curto e longo prazo. O bom andamento de um negócio depende, basicamente, de o gestor saber lidar com as inúmeras informações que surgem no dia a dia. Uma boa gestão financeira requer, acima de tudo, planejamento e controle.

Por isso, separamos 6 importantes dicas para que a sua empresa tenha sucesso com as finanças e se dê bem no mundo dos negócios.

1 Planejamento estratégico – Seguir um planejamento estratégico financeiro ajudará o gestor a dirigir, coordenar e controlar todas as funções conforme as metas estabelecidas. Dessa forma a empresa estipula como serão as mudanças e os recursos para o plano de crescimento, realizando planejamento de lucro, estimativas de vendas, orçamento de caixa, entre outros. Por isso, você deve ficar atento ao planejamento de finanças e mantê-lo sempre atualizado.

2 Fluxo de caixa – Elabore o fluxo de caixa de maneira que você conheça as origens dos recebimentos e dos pagamentos. O primeiro passo para a boa saúde financeira da empresa é ter conhecimento de quanto recebe e de quanto gasta, de onde vem e para onde vai o dinheiro que entra no caixa. Você precisa saber quanto lucro está gerando e quais são as despesas para, desse modo, perceber o quanto pode reinvestir no seu negócio.

3 Preço de venda – O preço de venda de um produto ou serviço só será formulado de maneira ajustada com a realidade da empresa e do mercado quando se tem o conhecimento dos custos e despesas, por isso analisar diariamente os relatórios de movimentação financeira e a concorrência é muito importante para a formulação de preços condizentes com as necessidades do seu empreendimento.

4 Retiradas descontroladas – Por mais que você seja o dono do negócio, nunca faça retiradas do caixa de forma descontrolada, ou seja, sempre que precisar ou achar necessário, isso é um erro que acontece frequentemente nas empresas. Quando precisar fazer qualquer tipo de retirada, lembre de analisar o relatório diário, pois ele está aí para provar o porquê de não cometer esse tipo de falha.

5 Considere a inadimplência – Este é um ponto importante a ser considerado no planejamento financeiro. Você deve traçar os objetivos da empresa levando em conta os valores devidos pelos clientes e estabelecer estratégias de controle para a inadimplência.  Faça as contas nos seu plano de finanças acrescentando um valor como taxa de inadimplência de acordo com as necessidades do seu negócio.

6 – Use um sistema de gestão empresarial – Substituir tarefas que são realizadas manualmente por um sistema automatizado é a melhor maneira para reduzir custos , otimizar processos e aumentar a produtividade da rotina financeira. Mantenha as finanças em dia com informações integradas às demais áreas da empresa, aumentando a segurança dessas informações, atualizando-as constantemente e, dessa forma, tornando-as confiáveis para obter formas assertivas nas tomadas de decisões diárias.

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Fazenda irá descontinuar emissores gratuitos da Nota Fiscal Eletrônica e Conhecimento de Transporte Eletrônico em 2017 

A Secretaria da Fazenda do Estado de São Paulo informa que a partir de janeiro de 2017 os aplicativos gratuitos para emissão da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) e do Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e) serão descontinuados.

Com a gradual adesão das empresas aos sistemas de documentos eletrônicos, o Fisco Paulista verificou que a maioria dos contribuintes deixou de utilizar o emissor gratuito e optou por soluções próprias, incorporadas ou personalizadas a seus sistemas internos.  No mercado há muitas opções de emissores, alguns deles com uma versão básica gratuita.

Os emissores gratuitos são oferecidos pela Secretaria da Fazenda aos contribuintes desde 2006, quando teve início o processo de informatização dos documentos fiscais e sua transmissão via internet com o objetivo de massificação do seu uso. Apesar dos investimentos realizados, recente levantamento da Secretaria da Fazenda aponta que o total de NF-e’s geradas por empresas que optaram por emissores próprios somam 92,2%. No caso do CT-e, o número é ainda maior: 96,3% dos documentos são gerados por emissores próprios.

Os contribuintes que tentarem realizar o download dos emissores de NF-e e CT-e receberão a informação sobre a descontinuidade do uso dos aplicativos gratuitos. A partir de 1º de janeiro de 2017 não será mais possível fazer o download dos emissores.

A Secretaria da Fazenda recomenda que os usuários que já tenham o aplicativo instalado, façam a migração para soluções próprias antes que a introdução de novas regras de validação da NF-e e do CT-e impeçam o seu correto funcionamento.

Fonte: SEFAZ-SP

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Apesar da significativa importância das pequenas empresas no contexto da economia brasileira, infelizmente grande parte desses negócios possui um ciclo de vida curto. E isso se dá em decorrência das dificuldades encontradas tanto na implementação como na manutenção das atividades. E foi justamente pensando nessas circunstâncias que decidimos preparar este artigo! Quer saber quais são os principais desafios das pequenas e médias empresas e como fazer para superá-los? Então não deixe de ler:

Falta de planejamento

Alguns empreendedores optam por gerir sua empresa apenas com a experiência de mercado que julgam ter. Mas isso, muitas vezes, resulta em uma perigosa falta de planejamento financeiro, o que pode levar a dificuldades para controlar adequadamente todas as despesas e receitas do negócio. Mas você sabia que existem softwares de planejamento que auxiliam o empresário a manter as rédeas da empresa? Por meio de um controle do fluxo de caixa automatizado, da facilitação da emissão de notas fiscais e da geração de relatórios para o devido acompanhamento, essas ferramentas ajudam na identificação de problemas e, consequentemente, na rápida solução dos mesmos. Por que não contar com essa mãozinha, não é mesmo?

Alta carga tributária

Os impostos que incidem sobre as pequenas empresas variam de um setor para outro. Setores relacionados à indústria, por exemplo, têm uma carga tributária bem menor que uma empresa de serviços. Com todas as particularidades relativas a cada negócio e setor, o primeiro passo é contar com a ajuda de um contabilista, para saber qual regime tributário melhor se adequa de acordo com as características da empresa. Afinal de contas, a ajuda de um expert no assunto é sempre bem-vinda, não concorda?

Concorrência feroz

Para as pequenas empresas, a dificuldade em lidar com a concorrência está no fato de que o marcado está cada vez mais competitivo, o que faz com que conseguir um posicionamento de mercado se torne uma tarefa um tanto quanto difícil. Isso principalmente quando o principal concorrente é uma empresa maior e mais estruturada, já tendo caído na preferência dos clientes. Nesse cenário, criar diferenciais é uma ótima forma de chamar a atenção dos consumidores. Assim, procure manter-se atualizado quanto a novidades e tendências, busque por melhorias contínuas e aplique essas questões na rotina da empresa. E lembre-se de que a indicação ainda é o melhor marketing que uma empresa pode ter, ok?

Impacto da economia

Ao enfrentarem períodos de economia em recessão, as pequenas empresas acabam sofrendo bastante, já que a principal atitude do consumidor é, logo de cara, reduzir ou cortar gastos. E essa diminuição no consumo causa um impacto direto no faturamento dos pequenos negócios. Por isso, o empreendedor que consegue perceber mudanças no cenário econômico e se antecipar a elas, buscando se adequar à nova realidade, conseguem se preparar melhor. Ter visão de futuro e saber planejar são habilidades de destaque em qualquer empreendedor. Consegue se identificar?

Agora comente aqui e nos conte o que achou do nosso post de hoje! Quais são as principais dificuldades que você enfrenta no dia a dia do negócio? Compartilhe suas experiências conosco e enriqueça nosso post!