Quando falamos de um emissor de nota fiscal não é diferente. As funcionalidades básicas e o preço não são os únicos aspectos que você precisa considerar quando for escolher esse tipo de sistema para a sua empresa. Quer saber por que a usabilidade é um ponto fundamental na hora de decidir qual emissor adotar em sua empresa? Então, continue acompanhando este artigo que preparamos para você!

1 – Facilidade de aprendizagem

Um bom emissor de nota fiscal é construído com a preocupação de garantir que os seus usuários tenham facilidade para aprender a desenvolver as atividades na ferramenta e memorizar suas funcionalidades. Assim, você ganha em tempo e eficiência da sua equipe, garantindo maior produtividade e menos preocupação em relação à receptividade e adaptação ao sistema.

Por isso, é muito importante que o emissor de nota fiscal que você escolher tenha características que proporcionem a facilidade de uso, como menus intuitivos e ícones simples de identificar, por exemplo. Esse é um dos principais pontos que vão assegurar que você e os seus colaboradores consigam usar o sistema da melhor forma e alcancem resultados positivos para a sua empresa.

2 – Acesso à ajuda de forma simples e na hora

A ajuda guiada é outro ponto que vai trazer muitos benefícios para você e os seus colaboradores. Com essa opção no emissor de nota fiscal, você recebe orientações, como em um passo-a-passo, para preencher os blocos do sistema apenas clicando em um ícone de ajuda. Muito simples e rápido, não é mesmo?

Por causa da facilidade em conseguir ajuda dentro do próprio emissor, você e a sua equipe vão economizar tempo com pesquisas ou algum outro tipo de suporte. Assim, a ajuda guiada é um fator importantíssimo para a otimização do tempo, diminuição dos erros, aumento da produtividade e eficiência na emissão de notas fiscais.

3 – Orientações sobre inconsistências

Além de mostrar as inconsistências apresentadas pelo próprio sistema e pela Secretaria de Estado da Fazenda (SEFAZ), um bom emissor de nota fiscal trata e detalha essas mensagens. Assim, você recebe informações precisas sobre quais são os possíveis erros nas notas fiscais e pode analisá-los da melhor forma.

Assim como a ajuda guiada, que falamos no tópico anterior, essa é uma forma de otimizar o seu tempo, já que você e a sua equipe não vão precisar buscar o detalhamento das inconsistências fora do sistema. Além de descomplicar a emissão de notas fiscais, você ainda pode investir seu tempo em outras atividades.

4 – Touch compliance

Atualmente, acessamos a internet a partir de diversos dispositivos: computadores, celulares e tablets. Nesse cenário, um emissor de nota fiscal em ambiente online é uma ótima opção. Porém, se ele não se adequa aos diferentes dispositivos, você terá muitas dificuldades para desenvolver as atividades em um equipamento diferente de um computador.

Um emissor touch compliance é desenvolvido para se adaptar aos diferentes tipos de dispositivos eletrônicos, tornando-se fácil de usar as suas ferramentas mesmo que você não esteja utilizando um computador. Assim, você vai conseguir consultar informações, ver a situação das notas fiscais emitidas e até mesmo fazer a emissão de novas notas de forma rápida e fácil de qualquer lugar.

5 – Mapa com situação dos sistemas da SEFAZ

Já aconteceu de você não conseguir emitir uma nota fiscal porque o sistema da SEFAZ estava fora do ar? Essa é uma situação comum, mas que muitas vezes acaba causando transtornos para os empresários que pensam que, na verdade, o erro está no emissor usado.

Para evitar situações como essa e manter os usuários informados, um emissor de nota fiscal que se preocupa com a usabilidade disponibiliza um mapa informando quais SEFAZ estão com problemas de instabilidade ou com o sistema fora do ar. Assim, você não precisa perder tempo procurando onde está o problema, fica muito mais simples identificar o que está te impedindo de emitir a nota.

6 – Emissão rápida de notas fiscais

Além das funcionalidades básicas e dos pontos que citamos, existem ferramentas complementares que o sistema pode disponibilizar para simplificar a emissão de notas fiscais. Separamos algumas delas para você saber:

• com a função de cadastro rápido, ao invés de precisar cadastrar o produto e o cliente para depois gerar a nota fiscal, você consegue fazer esses registros de forma automática ao emitir a nota. Ou seja, a cada nota emitida o sistema automaticamente registra os dados da emissão para que você não precise inserir esses dados a cada emissão de nota;
• se o emissor de nota fiscal possibilita que você duplique esse documento, fica muito mais fácil preencher notas semelhantes. Você não vai precisar redigitar toda vez – basta alterar apenas algumas informações, como data de emissão, o que torna o processo muito mais rápido;
• a ferramenta para pré-visualização da nota permite que você veja o seu andamento antes da emissão, o que é importante para a validação fiscal do documento. Além disso, algumas empresas exigem a visualização da nota antes de fazer a compra.

E você, já usa um emissor de nota fiscal que se preocupa com a usabilidade dos usuários? Quer saber o que mais você deve considerar para fazer a escolha certa? Então conheça as principais funcionalidades que esse tipo de sistema deve oferecer para a sua empresa!

Essa alternativa para emitir NF-e não é tão segura e o programa pode exigir o desembolso de algumas quantias para obter vantagens extras. Ou seja, a gratuidade pode não sair a custo zero, o que significa que não vale a pena.

Diante desse cenário, fica evidente que você precisa encontrar outra opção. Para que você faça uma escolha correta, vamos apresentar 7 razões para não usar o software gratuito. Mas, primeiro, vamos responder à seguinte pergunta:

Por que não devo utilizar sistemas de custo zero?

1. Problemas de segurança

Os programas gratuitos não possuem um contrato formal. Esse documento é a principal ferramenta para garantir a segurança dos dados. Ou seja, sem ele, todas as informações que o software obter podem estar expostas. Essa situação pode gerar desconforto e até mesmo problemas jurídicos.

2. Funcionalidades reduzidas

Os softwares pagos oferecem diversas funcionalidades, que vão muito além da simples emissão de NF-e. Geralmente, é possível integrar as informações dos diversos departamentos da empresa, o que facilita a gestão do negócio.

Entre as atividades que podem ser realizadas estão o fluxo de caixa, o controle de receitas e despesas, monitoramento de vendas e estoque e cadastro de clientes. Nos sistemas gratuitos, a única função é emitir a nota fiscal. Ou seja, você pode pagar um valor reduzido para ter acesso a múltiplas funções.

3. Falta de serviços agregados

O sistema deve fornecer não somente a instalação do software, mas também a implantação e a possibilidade de inserir personalizações, que vão adequar o programa às necessidades da empresa. Isso não ocorre com os emissores gratuitos, que apenas apresentam indicações para o processo de instalação. Entre as funções extras, podemos citar:

• B2B, ou seja, o envio do arquivo XML ou DANFE de forma direta para o comprador;
• armazenamento seguro dos dados;
• bom desempenho e escalabilidade;
• portabilidade entre sistemas operacionais e bancos de dados;
• uso de certificados digitais A1 ou A3, que são os mais comuns;
• transparência nas operações.

4. Ineficiência ou inexistência de suporte

Esse item está relacionado ao anterior, já que, além dos serviços, o suporte também não é oferecido pelos emissores gratuitos. Isso significa que se você tiver qualquer problema, não terá ajuda alguma, nem terá pessoas disponíveis para solucioná-lo.

Sua opção, nesse caso, seria alterar para outro software ou ter que pagar por uma versão mais avançada do sistema.

5. Limitação na quantidade de NF-es emitidas

A opção pelo software gratuito faz com que você tenha uma limitação para emitir as notas fiscais eletrônicas, seja essa margem mensal ou diária. Nesse momento o sistema pode atender ao que você precisa, mas, em médio ou longo prazo, ele se tornará insuficiente por não acompanhar o crescimento do negócio.

6. Falta de controle a respeito do investimento

O emissor de nota fiscal eletrônica gratuito pode ocasionar a cobrança de valores extras, que são altamente variáveis. Isso faz com que o empreendedor não consiga controlar suas despesas com o programa, o que não acontece se a escolha é por um sistema pago.

7. Falta de integração nas informações

A possibilidade de reaproveitar informações e dados inseridos nas notas fiscais é uma das principais vantagens dos sistemas pagos. Os gratuitos não oferecem essa alternativa e, por isso, não são indicados para negócios que emitem uma grande quantidade de NF-es.

Além disso, não há integração com dados de outros sistemas, como os ERPs (Enterprise Resource Planning, ou seja, planejamento de recursos da empresa).

Como você pôde perceber, o emissor pago tem muito mais vantagens para o seu negócio e permite a realização de diversas atividades. Esse tipo de software tem a emissão de NF-e apenas como uma de suas funções. Ou seja, ela não é a principal e essa característica pode fazer você economizar ao longo do tempo.

Quer saber mais sobre emissores de nota fiscal eletrônica? Acesse o artigo “Por que pagar um sistema para emitir Nota Fiscal Eletrônica?” e fique por dentro de tudo!

Difícil dizer que alguém já encontrou a fórmula mágica para controlar os gastos de uma empresa, seja ela de pequena ou grande porte. O que se pode fazer para ajudar a manter a sua empresa financeiramente saudável, principalmente em épocas de crise, nada mais é do que saber administrá-la de maneira eficiente. Por isso, relacionamos 4 dicas infalíveis para você começar a gerenciar sua empresa e reduzir os gastos.

1 Analise os gastos

Analisar todos os gastos da empresa é o primeiro passo para conseguir realizar uma gestão eficiente. Saber onde estão os gastos “desnecessários”, ou seja, aqueles que podem ser reduzidos ou cortados, auxilia a empresa a lucrar mais. É necessário ter um controle absoluto das contas, tenha uma planilha e anote todo e qualquer tipo de despesa, sempre pensando em uma forma de reduzi-las, como por exemplo, desde trocar telefone por Skype ou whatsapp; negociar descontos com fornecedores ao pagar antecipado algum tipo de prestação, até educar os funcionários a trocar o famoso copinho plástico de café por canecas.

2 Mantenha um bom relacionamento

Fidelize e mantenha um bom relacionamento com seus clientes, estudos apontam que manter um cliente custa até 5 vezes mais barato que conquistar um novo. É através desse cliente fidelizado que sua empresa será indicada para outros possíveis clientes, dessa forma, você aumenta suas vendas sem que haja um investimento significativo para isso. Aposte também em ter um bom relacionamento com os fornecedores, isso pode trazer benefícios como melhores preços e condições de pagamento.

3 Aprimore!

Procure manter os equipamentos da sua empresa usáveis durante o maior tempo possível. Se algo quebrou e vale mais a pena consertar, conserte! Porém lembre-se que se o desempenho da produção depende de algo que for novo, com certeza valerá mais investir na compra. Isso tudo também serve para os funcionários, fique de olho no potencial e nas habilidades deles, às vezes, um mesmo funcionário consegue acumular mais de uma função dentro do seu setor e é certo que com incentivo e reconhecimento será capaz de cumprir com excelência mais de uma atribuição e, dessa forma, sairá mais em conta do que a contratação de um novo.

4 Invista em um sistema de gestão empresarial

Muitas empresas de pequeno porte ainda não possuem um sistema de gestão por acharem que é um gasto desnecessário, quando na verdade é um investimento. Um bom software de gestão pode fazer toda a diferença a médio e longo prazo, tornando os processos muito mais confiáveis e as decisões mais seguras.

Uma excelente opção é o Smallsoft, com funcionalidades que vão desde a integração de vendas e financeiro, como a emissão de notas fiscais eletrônicas.

A partir do dia 01 de abril de 2016, todas as empresas que emitirem documento fiscal eletrônico serão obrigadas a informar o Código Especificador da Substituição Tributária (CEST).

Qual é o objetivo de usar o CEST?

O objetivo é o de determinar uma forma de padronizar e identificar as mercadorias e bens vulneráveis de sujeição aos regimes de substituição tributária e de antecipação do recolhimento de imposto, relativos às operações subsequentes.
Se você comercializa produtos que estiverem relacionados na tabela do convênio ICMS 92-15, então é necessário usar o código CEST para estes produtos na emissão da NF-e ou NFC-e, independente se a operação não seja uma venda ou até mesmo se o seu estado não participa da substituição tributária. Somente com o preenchimento desse código será possível emitir documentos fiscais.

Quais mercadorias devem usar o código CEST?

Para saber em quais mercadorias é necessário a aplicação do código CEST, acesse convênio ICMS 92-15

Mas o que significam os números do código CEST?

O CEST é constituído por 07 dígitos, assim sendo:
– O primeiro e o segundo equivalem ao segmento da mercadoria ou bem;
– Do terceiro ao quinto correspondem ao item de um segmento de mercadoria ou bem;
– O sexto e o sétimo representam à especificação do item.

Descomplique!!

O Smallsoft ia veio para facilitar a gestão do seu negócio, por isso está apto para atender essa nova exigência.
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